Règlement de l’évènement

Version V2/2026 du 13/10/2026. Chaque Participant accepte la version en vigueur au moment de son inscription. Les versions antérieures restent applicables aux inscriptions réalisées sous leur égide.

Préambule

La Société Française de Cosmétologie (« SFC »), association régie par la loi du 1er juillet 1901, inscrite au RNA sous le numéro W922001007, dont le siège est situé 210 boulevard Bineau, 92200 Neuilly-sur-Seine, organise des manifestations scientifiques, institutionnelles, professionnelles ou de formation, en présentiel ou à distance, à destination de ses Membres et, le cas échéant, d’un public plus large.

Le présent Règlement général fixe les règles communes à l’ensemble de ces Événements et en assure le bon déroulement, la sécurité et le respect des principes de neutralité, d’éthique, de transparence et de professionnalisme qui guident l’action de la SFC. Certains Événements, notamment l’International Symposium, font l’objet de Conditions spécifiques, qui figurent à la suite du Règlement général dont elles font partie intégrante.

L’inscription à un Événement emporte acceptation sans réserve du Règlement, par une action positive non équivoque et non préenregistrée lors de l’inscription, ainsi que reconnaissance des conditions générales d’utilisation du site, de la politique de confidentialité (incluant la politique cookies) et, le cas échéant, des conditions particulières propres à l’Événement concerné. Pour l’Intervenant non inscrit et l’Auteur correspondant d’un Abstract, les modalités particulières d’acceptation sont respectivement précisées aux articles 9.1 et 10.2. Le présent Règlement est consultable sur www.sfcosmeto.fr/reglement-des-evenements.

Définitions

Événement : toute manifestation organisée par la SFC, en présentiel, à distance ou en format hybride, y compris par une plateforme en ligne ou tout dispositif équivalent.
Participant : toute personne physique inscrite ou invitée à un Événement, y compris les visiteurs, auditeurs, Intervenants, exposants, Sponsors, Prestataires, journalistes et toute personne autorisée à y accéder, qu’elle s’inscrive pour son compte ou pour celui de son employeur.
Participant professionnel : le Participant qui s’inscrit à des fins entrant dans le cadre de son activité professionnelle, ou pour le compte d’un organisme.
Participant consommateur : le Participant, personne physique, qui s’inscrit à des fins n’entrant pas dans le cadre de son activité professionnelle.
Membre : toute personne physique adhérente à la SFC, à jour de sa cotisation ou exemptée en vertu du règlement intérieur.
Intervenant : toute personne, redevable ou non de frais d’inscription, qui assure une intervention spécifique pendant un Événement (conférencier, Keynote speaker, auteur sélectionné, animateur, modérateur) et qui signe l’autorisation spécifique de captation et d’exploitation.
Sponsor : toute personne qui soutient un Événement dans les conditions d’un contrat de sponsoring conclu avec la SFC.
Abstract : résumé de travaux scientifiques soumis à la SFC par un Auteur correspondant en vue d’un Événement. La soumission d’un Abstract autorise la SFC à le reproduire et à le représenter dans les conditions de l’article 10.4, à l’exclusion de toute captation de l’image, de la voix ou des propos de son auteur.
Auteur correspondant : l’auteur qui soumet l’Abstract au nom de l’ensemble de ses co-auteurs et en assume la responsabilité à l’égard de la SFC.
Éditeur : la société qui publie, le cas échéant, les Abstracts retenus dans une revue, dans les conditions de l’article 10.6. Les Conditions spécifiques d’un Événement en précisent l’identité.
Site internet : le site officiel de la SFC (www.sfcosmeto.fr) ainsi que tout autre site ou plateforme mis à disposition pour l’inscription, la participation ou le suivi des Événements.
Accès à distance : le suivi de l’Événement par un dispositif de diffusion en ligne, lorsque l’Événement en prévoit un.
Prestataire : toute personne mandatée par la SFC pour des services liés à l’organisation de l’Événement (billetterie, paiement, hébergement, restauration, technique, logistique, sécurité, plateforme numérique) et qui, lorsque ses prestations impliquent un traitement de données personnelles pour le compte de la SFC, agit comme sous-traitant au sens du RGPD.
Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, traitée par la SFC dans le cadre de l’inscription, de la participation et du suivi d’un Événement, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Force majeure : tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur, au sens de l’article 1218 du Code civil, rendant impossible l’organisation ou la poursuite de l’Événement.
Règlement général : la première partie du présent document, qui constitue les conditions générales applicables à tous les Événements de la SFC.
Conditions spécifiques : les stipulations propres à un Événement, qui figurent à la suite du Règlement général dont elles font partie intégrante et qu’elles complètent.
Règlement : l’ensemble formé par le Règlement général (première partie) et par les éventuelles Conditions spécifiques applicables à l’Événement (deuxième partie pour l’International Symposium). Toute référence au « Règlement » vise cet ensemble ; toute référence au « Règlement général » ou aux « Conditions spécifiques » vise uniquement la partie concernée.
Frais administratifs : le forfait fixé à l’article 2.4, qui couvre le traitement de l’annulation du dossier du Participant. Il est distinct des frais de paiement en ligne, supportés par la SFC, et des frais propres à la banque du Participant.
Documents de la SFC : le Règlement, l’autorisation spécifique de captation et d’exploitation, les conditions générales d’utilisation, les conditions générales d’adhésion, la politique de confidentialité et cookies de la SFC, ainsi que tout document auquel renvoie l’inscription.

Article 1 : Objet et champ d’application

1.1 Le présent Règlement

régit l’inscription, la participation et le comportement des Participants aux Événements de la SFC, qu’ils agissent en qualité de Membre ou de non-Membre, ainsi que des Intervenants, exposants et partenaires, et fixe les règles communes de captation, de traitement des données, de responsabilité et d’annulation.

1.2 Le Règlement et les autres Documents de la SFC

forment un ensemble cohérent et s’appliquent conjointement. Ils ne sont pas en contradiction ; les Conditions spécifiques précisent le Règlement général et n’y dérogent que de manière expresse. En cas de divergence, l’ordre de priorité de l’article 11.2 s’applique.

1.3 Les stipulations

qui s’appliquent aux seuls Participants professionnels le précisent expressément.

1.4 La SFC

peut organiser des Événements réservés à ses Membres ou à des publics déterminés ; les conditions d’accès sont précisées lors de l’inscription.

Article 2 – Inscription, paiement, annulation, désistement et remboursement

2.1 Inscription

L’inscription s’effectue exclusivement par le Site internet de la SFC ou par tout autre moyen expressément indiqué dans la documentation de l’Événement. Elle est personnelle et nominative. Elle est définitive après la confirmation écrite de la SFC et le règlement intégral des frais d’inscription dans les délais fixés. Pour les Événements gratuits, elle est définitive à la confirmation de la SFC.

2.2 Tarifs et moyens de paiement

Les tarifs applicables, y compris les catégories de tarifs réduits, figurent sur la grille tarifaire publiée pour chaque Événement ; ils sont indiqués toutes taxes comprises, sauf mention contraire de la grille. Le tarif applicable est celui en vigueur à la date de l’inscription. Le paiement s’effectue en euros, par carte bancaire via une plateforme sécurisée, par virement bancaire ou par tout autre moyen proposé lors de l’inscription. Les factures sont établies et transmises par voie électronique.

2.3 Frais de paiement et sécurité

Les frais du Prestataire de paiement en ligne liés à l’encaissement sont supportés par la SFC, sous réserve de la déduction des frais bancaires dans les cas prévus aux articles 2.4 et 2.8. Les frais éventuels propres à la banque du Participant, ou liés à un change de devise, restent à sa charge. Le paiement par carte est traité par un Prestataire de services de paiement agréé ; la SFC ne conserve pas les données bancaires des Participants. Une authentification forte peut être requise. En cas de rejet ou d’échec de paiement, l’inscription est suspendue ou annulée. Une contestation bancaire peut entraîner la suspension de l’accès à l’Événement et la refacturation des frais correspondants effectivement supportés par la SFC.

2.4 Désistement du Participant

Sous réserve du droit de rétractation prévu à l’article 2.6, le Participant qui ne peut assister à l’Événement peut demander l’annulation de son inscription par écrit, à l’adresse contact@sfcosmeto.fr. La date retenue est celle de réception de la demande. Le barème est le suivant :

plus de 30 jours avant le début de l’Événement : remboursement de la somme versée, sous déduction de Frais administratifs de 50 euros ;
entre 30 et 15 jours avant le début de l’Événement : remboursement de 50 % de la somme versée, sous déduction des frais bancaires ;
moins de 15 jours avant le début de l’Événement : aucun remboursement.

Les Frais administratifs de 50 euros s’entendent par inscription annulée. Ce barème ne s’applique pas à l’exercice régulier du droit de rétractation prévu à l’article 2.6. Les frais bancaires s’entendent des seuls frais effectivement supportés par la SFC au titre du remboursement. Aucune déduction n’est opérée en cas d’exercice du droit de rétractation ni d’annulation de l’Événement par la SFC.

2.5 Substitution

Le Participant peut se faire remplacer par une autre personne de même catégorie tarifaire ou de catégorie inférieure, sans frais, sur notification écrite à la SFC au moins deux jours ouvrés avant le début de l’Événement, comportant l’identité complète du remplaçant, et sous réserve de l’acceptation de la SFC.

2.6 Droit de rétractation du Participant consommateur

a) Principe

Lorsque l’inscription est réalisée à distance par un Participant consommateur, celui-ci dispose d’un délai de quatorze jours calendaires à compter de la conclusion du contrat pour se rétracter, sans avoir à justifier de motif ni à supporter de pénalité, dans les conditions du Code de la consommation. Il exerce ce droit par une déclaration dénuée d’ambiguïté adressée à la SFC par courriel à l’adresse contact@sfcosmeto.fr ou par courrier recommandé au siège social.

b) Remboursement

La SFC rembourse la totalité des sommes versées sans retard injustifié et au plus tard quatorze jours à compter de la date à laquelle elle est informée de la décision du Participant consommateur de se rétracter, par le moyen de paiement utilisé pour l’inscription, sauf accord exprès du Participant consommateur.

c) Exécution anticipée

Lorsque l’Événement débute avant l’expiration du délai de rétractation, le Participant consommateur demande expressément, par une action positive distincte de l’acceptation du Règlement et réalisée lors de son inscription, que sa participation commence avant l’expiration de ce délai. Cette demande est nécessaire pour que la SFC puisse l’admettre à l’Événement dans ce délai.

d) Rétractation après le début de l’exécution

Le Participant consommateur qui exerce son droit de rétractation après que l’Événement a commencé sans être terminé verse à la SFC un montant proportionnel à la part de la prestation déjà fournie jusqu’à la communication de sa décision, conformément à la loi. Le surplus lui est remboursé.

e) Perte du droit de rétractation

Lorsque l’Événement est entièrement exécuté avant l’expiration du délai de rétractation, le Participant consommateur qui a, lors de son inscription et par une action distincte de l’acceptation du Règlement, demandé l’exécution anticipée et reconnu qu’il perd son droit de rétractation une fois la prestation pleinement exécutée, ne peut plus se rétracter. À défaut de cette demande et de cette reconnaissance, il conserve son droit de rétractation et la SFC rembourse l’intégralité des sommes versées.

f) Preuve

La SFC conserve la date et l’heure de la demande et de la reconnaissance du Participant consommateur.

2.7 Participant professionnel

Le droit de rétractation ne s’applique qu’aux Participants consommateurs, ou aux personnes que la loi y assimile. Le Participant professionnel est soumis aux seules règles des articles 2.4 et 2.5.

2.8 Justificatifs de tarif réduit

Le Participant qui sollicite un tarif réduit fournit le justificatif correspondant à sa catégorie, dans les conditions précisées par les Conditions spécifiques. À défaut de justificatif valable et de régularisation, l’inscription est annulée et les sommes versées sont remboursées, sous déduction des frais bancaires définis à l’article 2.4.

2.9 Remboursements

Les remboursements approuvés sont effectués, lorsque cela est techniquement possible, par le moyen de paiement utilisé lors de l’inscription. Les délais bancaires de recrédit ne dépendent pas de la SFC.

2.10 Prévention de la fraude

La SFC et son Prestataire de paiement peuvent mettre en œuvre des contrôles de sécurité, automatisés ou manuels, destinés à prévenir la fraude. Ces contrôles peuvent entraîner un refus de transaction, une demande d’informations complémentaires ou un différé de règlement. La SFC peut changer de Prestataire de paiement sans altérer les garanties de sécurité et de confidentialité ; ce changement est porté à la connaissance des Participants par la mise à jour du Règlement.

2.11 Désistement tacite

S’agissant des Participants professionnels, la SFC peut considérer comme un désistement tacite l’absence du Participant le jour de l’ouverture de l’Événement ou à la première session programmée. Le défaut de paiement intégral avant le début de l’Événement ou la fourniture d’informations inexactes ou incomplètes rendant la participation impossible peuvent entraîner la suspension ou l’annulation de l’inscription. Dans ces cas, la SFC peut disposer de la place, sans remboursement ni indemnité, sous réserve des dispositions impératives applicables. S’agissant des Participants consommateurs, ces situations sont traitées dans les conditions de l’article 2.4.

Article 3 – Accès aux Événements, badges et dispositifs d’accès

3.1 Accès en présentiel

L’accès est réservé aux Participants régulièrement inscrits et à jour de leur paiement. Chaque Participant présente un badge nominatif ou tout justificatif d’inscription délivré par la SFC. Ces documents sont personnels, non transférables et ne peuvent être prêtés, reproduits ou revendus. La SFC peut vérifier l’identité du Participant par une pièce d’identité officielle avec photographie ; en cas de discordance ou de non-présentation, l’accès peut être refusé.

3.2 Accès à distance

Lorsque l’Événement prévoit un Accès à distance, le Participant inscrit en distanciel reçoit, à l’adresse de courriel indiquée lors de l’inscription, un lien de connexion personnel ou des identifiants personnels. Il lui appartient de renseigner une adresse exacte et de vérifier ses courriers indésirables. Ce lien ou ces identifiants sont strictement personnels : ils ne peuvent être partagés, cédés, publiés ni utilisés simultanément par plusieurs personnes. La SFC peut suspendre ou révoquer un accès en cas d’usage frauduleux ou de partage constaté, sans remboursement. Il appartient au Participant de disposer d’un équipement et d’une connexion adaptés ; la SFC ne garantit pas la continuité du service de diffusion au-delà des diligences normalement attendues d’un organisateur.

3.3 Badges perdus ou oubliés

En cas de perte ou d’oubli, le Participant se présente à l’accueil. Un duplicata peut être délivré, le cas échéant contre Frais administratifs, après vérification de son identité. La SFC peut désactiver tout badge perdu ou utilisé de manière frauduleuse.

3.4 Données liées aux badges

Les informations collectées pour l’édition et la remise des badges sont limitées à ce qui est strictement nécessaire à l’identification et au contrôle d’accès. Elles sont conservées pendant la durée de l’Événement puis supprimées ou anonymisées dans les meilleurs délais, sauf obligation légale de conservation plus longue, dans les conditions de l’article 5.6. Cette suppression ne porte pas sur les données d’inscription et de participation, conservées dans les conditions de l’article 5.6.

3.5 Contrôles de sécurité

Pour des raisons de sûreté, la SFC et ses Prestataires peuvent procéder à des contrôles à l’entrée et dans l’enceinte de l’Événement (inspection visuelle des sacs, vérification d’objets, filtrage des accès). Le refus de s’y soumettre entraîne l’interdiction d’accès, sans remboursement.

3.6 Capacité et retrait de l’accès

La SFC peut limiter le nombre de Participants pour des raisons de capacité ou de sécurité. Tout manquement au présent Règlement peut entraîner la désactivation immédiate ou le retrait du badge ou de l’Accès à distance et l’exclusion du Participant dans les conditions de l’article 8.5, sans remboursement lorsque le manquement lui est imputable.

3.7 Contrôle des conditions d’accès

La SFC peut vérifier à tout moment que le Participant remplit les conditions propres à sa catégorie tarifaire.

Article 4 – Captation, image, voix, propos, supports et contenus scientifiques

4.1 Captation générale et consentement

La SFC peut réaliser des photographies et des enregistrements de l’Événement pour en rendre compte, le documenter et en assurer la retransmission lorsqu’elle est prévue. Les Participants en sont informés par un affichage à l’entrée et dans les salles et, pour l’Accès à distance, lors de la connexion. En acceptant le Règlement lors de son inscription, le Participant, agissant en son nom et, le cas échéant, au nom et pour le compte de l’organisme qu’il représente, autorise la SFC, à titre non exclusif et gratuit, pour cinq ans à compter de la captation et pour le monde entier : a) à fixer, reproduire, représenter et diffuser son image, sa voix et ses propos, en tout ou partie, sur tous supports matériels ou immatériels, connus ou inconnus à ce jour (publications, supports audiovisuels, plateformes numériques, réseaux sociaux, Site internet, lettres d’information, rapports, actes, supports pédagogiques ou scientifiques) ; b) à retransmettre ces captations en direct ou en différé, notamment par diffusion en ligne ; c) à les adapter pour des raisons techniques ou éditoriales (montage, traduction, sous-titrage, découpage, intégration dans un support composite), sans dénaturer les propos ni porter atteinte à la dignité ou à la réputation du Participant ou de l’organisme représenté. Sont exclues toute utilisation commerciale, publicitaire ou marchande et toute cession à des tiers en dehors du cadre scientifique, institutionnel ou pédagogique de la SFC, sauf accord écrit préalable du Participant ou de l’organisme qu’il représente. Les Conditions spécifiques d’un Événement peuvent restreindre ces modalités (l’International Symposium est diffusé en direct, sans enregistrement ni replay).

4.2 Opposition et retrait du consentement

Le Participant peut retirer son consentement pour l’avenir, par écrit auprès du délégué à la protection des données (dpo@sfcosmeto.fr), au plus tard avant le début de l’Événement, ou sur place auprès de l’accueil. La SFC met en œuvre des moyens raisonnables pour respecter cette demande. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité des traitements effectués avant celui-ci.

4.3 Intervenants

L’image, la voix et les propos des Intervenants ne sont captés, diffusés et exploités que dans le cadre de l’autorisation spécifique de captation et d’exploitation qui leur est soumise. Cette autorisation est distincte du Règlement et des droits sur les Abstracts, régis par l’article 10.

4.4 Captations par les Participants

Sauf autorisation écrite préalable de la SFC, il est interdit de photographier, filmer, enregistrer ou retransmettre tout ou partie de l’Événement, par quelque moyen que ce soit. Toute demande est formulée au moins quinze jours avant le début de l’Événement. La SFC peut faire supprimer ou bloquer tout enregistrement réalisé en violation de cette interdiction.

4.5 Supports de présentation

Lorsque le Participant ou l’Intervenant fournit des supports (présentations, visuels, publications), ceux-ci ne sont reproduits que pour illustrer son intervention dans le cadre de l’Événement, à l’exclusion de toute exploitation autonome. Il garantit disposer des droits nécessaires sur ces supports et s’interdit tout propos promotionnel non annoncé.

4.6 Abstracts

Les Abstracts sont régis exclusivement par l’article 10. Un Abstract n’est pas un support fourni au sens de l’article 4.5. Sa soumission n’emporte aucune autorisation de captation de l’image, de la voix ou des propos de son auteur, qui relèvent de l’article 4.1 pour le Participant et de l’autorisation spécifique visée à l’article 4.3 pour l’Intervenant. Une éventuelle publication par un Éditeur relève de l’article 10.6 et des Conditions spécifiques de l’Événement lorsqu’elles la prévoient.

4.7 Contenus scientifiques

Les opinions exprimées lors d’un Événement sont celles de leurs auteurs et n’engagent pas la SFC. Les contenus présentés ne constituent ni un conseil individuel ni une validation d’un produit ou d’une revendication.

Article 5 – Politique de confidentialité des Événements

Le présent article constitue la politique de confidentialité propre aux Événements de la SFC. Pour tous les traitements qui ne sont pas spécifiques aux Événements (Site internet, espace membre, adhésion, cookies, newsletter) et pour toute information complémentaire, la politique de confidentialité de la SFC, disponible sur le Site internet, s’applique et demeure en vigueur.

5.1 Responsable de traitement

La SFC est responsable des traitements décrits ci-après. Le Participant peut la contacter, ainsi que son délégué à la protection des données, à l’adresse dpo@sfcosmeto.fr ou à l’adresse postale de son siège.

5.2 Données traitées

La SFC traite, selon l’Événement et le format choisis : les données d’identification et de contact (nom, prénom, adresse de courriel, téléphone), la société et la fonction, la catégorie tarifaire et, le cas échéant, le justificatif correspondant, les données de facturation et de paiement (les données de carte étant traitées par le Prestataire de paiement), les données d’accès et de connexion pour l’Accès à distance, les informations logistiques et, lorsqu’ils sont communiqués volontairement, les besoins d’accessibilité ou alimentaires, l’image, la voix et les propos lorsqu’ils sont captés, ainsi que les données des auteurs et co-auteurs d’Abstracts (nom, affiliation, adresse de correspondance, contenu de l’Abstract). Les informations relatives à l’accessibilité, à la santé ou aux allergies sont facultatives, limitées à ce qui est strictement nécessaire à l’organisation de l’Événement et traitées sur le fondement du consentement explicite du Participant.

5.3 Finalités et bases légales

Gérer l’inscription, le paiement, la facturation, l’accueil, les badges et l’accès à l’Événement, y compris à distance : exécution du contrat.
Vérifier la catégorie tarifaire et les justificatifs : exécution du contrat.
Organiser le programme scientifique, traiter les Abstracts, diffuser le nom et l’affiliation de leurs auteurs avec l’Abstract dans les conditions de l’article 10.4 et, lorsque l’Événement le prévoit, transmettre l’Abstract à l’Éditeur : exécution du contrat et intérêt légitime de la SFC à organiser et valoriser ses activités scientifiques.
Assurer la sécurité des lieux et des accès et prévenir l’usage frauduleux ou le partage des accès : intérêt légitime.
Documenter l’Événement et en rendre compte (article 4.1) : consentement du Participant, donné lors de l’acceptation du Règlement et pouvant être retiré dans les conditions de l’article 4.2. La captation de l’image, de la voix et des propos des Intervenants repose sur leur autorisation spécifique.
Respecter les obligations comptables, fiscales et légales : obligation légale.
Informer le Participant d’Événements futurs ou d’autres communications : choix positif distinct du Participant, sans lien avec l’inscription à la newsletter.

5.4 Destinataires

Les données sont destinées aux services de la SFC habilités et aux Prestataires qui agissent pour son compte et sur ses instructions (inscription et billetterie, paiement, hébergement, diffusion, traitement des Abstracts). Pour vérifier l’affiliation à une société sœur de l’IFSCC, la SFC peut, le cas échéant, interroger l’IFSCC ou la société concernée, dans la limite de ce qui est nécessaire à cette vérification. La SFC ne communique pas les adresses de courriel des Participants à des Sponsors ou à des partenaires. Aucune transmission générale des données des Participants aux Sponsors ou exposants n’est réalisée du seul fait de leur participation. Lorsqu’un Participant choisit volontairement de faire scanner son badge par un Sponsor ou un exposant, les données associées lui sont transmises dans les conditions précisées avant le scan. Les données peuvent être transmises aux autorités lorsque la loi l’exige. Le nom, l’affiliation et, le cas échéant, l’adresse de correspondance des auteurs d’Abstracts figurent dans le livret et sur le Site internet avec l’Abstract. Lorsque l’Événement prévoit une publication, l’Abstract et les données strictement nécessaires de ses auteurs sont transmis à l’Éditeur, dont les propres conditions s’appliquent à la publication (article 10.6).

5.5 Transferts hors de l’Espace économique européen

Lorsqu’un Prestataire, l’Éditeur ou un autre destinataire est établi hors de l’Espace économique européen, le transfert est encadré par les garanties prévues par le règlement (UE) 2016/679 (RGPD) (décision d’adéquation, clauses contractuelles types ou autre garantie des articles 44 et suivants). Des informations complémentaires peuvent être demandées au délégué à la protection des données.

5.6 Durées de conservation

Données d’inscription et de participation, Membres et non-Membres : trois ans à compter de la fin de l’Événement. La qualité de Membre ne prolonge pas cette durée.
Justificatifs de tarif réduit : suppression dès validation et, au plus tard, dans les trente jours.
Besoins particuliers (accessibilité, alimentation) : suppression dès qu’ils ne sont plus nécessaires à l’organisation de l’Événement et, en principe, au plus tard après sa tenue.
Badges et contrôle d’accès : les données propres au contrôle d’accès et aux scans de badge sont conservées pendant la durée de l’Événement, puis supprimées ou anonymisées dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les trente jours suivant la fin de l’Événement. L’identité des Participants et l’historique de leur inscription et de leur participation relèvent des données d’inscription et de participation et sont conservés dans les conditions prévues ci-dessus.
Traces et références de paiement : treize mois à compter de la date de débit, portés à quinze mois pour une carte à débit différé. Les données complètes de carte ne sont pas conservées par la SFC.
Pièces comptables : dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
Preuve de l’acceptation du Règlement et des conditions applicables : pendant la relation concernée, puis archivage intermédiaire pendant cinq ans.
Photographies et vidéos : pendant la durée nécessaire à la finalité et dans les limites des droits accordés ; en principe cinq ans.
Abstracts et données de leurs auteurs : pendant la durée des droits concédés à l’article 10.4, puis archivage de la preuve de ces droits pendant la durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense des droits de la SFC.
Supports de présentation des Intervenants : pendant la durée de l’autorisation spécifique.

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées, sous réserve d’un archivage intermédiaire à accès restreint, limité à ce qui est nécessaire pour respecter une obligation légale, établir une preuve ou défendre un droit.

5.7 Droits

Le Participant dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition (notamment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime) et de portabilité, du droit de retirer son consentement lorsqu’il fonde le traitement, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès. Il les exerce par écrit auprès du délégué à la protection des données (dpo@sfcosmeto.fr ou adresse postale du siège, à l’attention du DPO). La SFC répond en principe dans un délai d’un mois. Le Participant peut également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Article 6 – Responsabilités

6.1 Responsabilité de la SFC

La SFC met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la sécurité des Participants, la qualité scientifique et institutionnelle des contenus et le bon déroulement des Événements. Sa responsabilité ne peut être engagée en cas de Force majeure, de fait du Participant ou de fait imprévisible et insurmontable d’un tiers.

6.2 Exclusions à l’égard des Participants professionnels

S’agissant des Participants professionnels, la responsabilité de la SFC ne peut en outre être engagée en cas d’interruption ou de dysfonctionnement des réseaux de télécommunication ou des services numériques utilisés (plateformes d’inscription, visioconférence, diffusion en ligne), ni en cas d’utilisation frauduleuse par un tiers de données mises en ligne par le Participant.

6.3 Limitation à l’égard des Participants professionnels

S’agissant des Participants professionnels, la responsabilité financière de la SFC, toutes causes confondues, est limitée au montant des frais d’inscription perçus pour la participation à l’Événement concerné, et exclut les dommages indirects (perte de chance, de profit, de clientèle, atteinte à l’image, perte de données), sauf faute lourde ou dolosive.

6.4 Responsabilité du Participant

Le Participant demeure responsable de son comportement, des dommages qu’il cause aux personnes, aux biens ou aux installations, des contenus et supports qu’il présente et de leur conformité aux droits de tiers (droit d’auteur, droit à l’image, marques, secrets d’affaires), ainsi que des actes de toute personne qu’il mandate ou place sous sa responsabilité.

6.5 Garantie à l’égard des Participants professionnels

S’agissant des Participants professionnels, le Participant garantit la SFC contre toute réclamation de tiers résultant de ses propres actes ou de ceux des personnes placées sous sa responsabilité.

6.6 Absence de garantie

La SFC ne garantit ni un nombre minimum d’inscriptions ou de visiteurs, ni un résultat scientifique, institutionnel, commercial ou relationnel, ni la continuité ininterrompue des services numériques utilisés au-delà des diligences normalement attendues d’un organisateur.

6.7 Effets personnels

Les effets personnels des Participants (sacs, ordinateurs, téléphones, matériels) demeurent sous leur garde et leur responsabilité. S’agissant des Participants professionnels, la SFC décline toute responsabilité en cas de perte, vol, oubli, détérioration ou abandon dans l’enceinte de l’Événement. S’agissant des Participants consommateurs, sa responsabilité demeure engagée en cas de faute de sa part.

Article 7 – Force majeure, annulation, report, interruption

7.1 Force majeure

Constitue un cas de Force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil, tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur rendant impossible l’organisation ou la poursuite de l’Événement, notamment catastrophe naturelle, incendie, grève, épidémie ou pandémie, décision administrative, restriction de circulation ou d’accès, interruption des réseaux de communication, acte de terrorisme ou conflit armé. Cette appréciation relève des juridictions compétentes en cas de litige.

7.2 Conséquences

En cas de Force majeure, la SFC peut :

annuler l’Événement ; les frais d’inscription sont alors intégralement remboursés dans un délai maximal de soixante jours à compter de la notification de l’annulation ;
reporter l’Événement dans un délai maximal de six mois pour un Événement annuel ou de douze mois pour un Événement biennal ; l’inscription est transférée aux nouvelles dates, sauf demande expresse de remboursement formulée dans les trente jours de la notification du report ;
interrompre l’Événement en cours ; s’agissant des Participants professionnels, le remboursement peut alors être limité au prorata de la durée non réalisée, déduction faite des frais directement engagés pour l’organisation.

7.3 Annulation hors Force majeure

Si la SFC annule un Événement pour une cause autre que la Force majeure, les sommes versées sont intégralement remboursées.

7.4 Modification de format

La SFC peut modifier le lieu, les horaires, le programme ou le format de l’Événement lorsque les circonstances l’exigent, y compris basculer en diffusion à distance. Le Participant qui justifie d’un préjudice peut faire valoir ses droits selon le droit commun.

7.5 Limitation

S’agissant des Participants professionnels, la responsabilité de la SFC en cas d’annulation, de report ou d’interruption pour Force majeure est limitée au remboursement prévu au présent article.

7.6 Notification

Toute décision d’annulation, de report ou d’interruption est notifiée aux Participants dans les meilleurs délais, par courriel, par publication sur le Site internet ou par les canaux officiels de la SFC.

7.7 Frais annexes

S’agissant des Participants professionnels, les frais annexes engagés (transport, hébergement, restauration, assurances) restent à leur charge, sauf faute de la SFC.

7.8 Événements hybrides

Lorsque l’Événement est organisé en format hybride, la diffusion à distance constitue une modalité de transmission de l’Événement et non un Événement autonome. L’annulation, le report ou l’interruption de la session en présentiel pour Force majeure emporte, de plein droit et dans les mêmes conditions, l’annulation, le report ou l’interruption de la diffusion à distance, sans préjudice des modalités de remboursement du présent article.

Article 8 – Comportement, conformité, éthique

8.1 Respect des lois

Les Participants respectent, pendant toute la durée de l’Événement, les lois, règlements et normes applicables ainsi que les consignes de sécurité de la SFC et de ses Prestataires.

8.2 Conformité internationale

Chaque Participant garantit que sa participation est conforme aux législations relatives à la lutte contre la corruption, le trafic d’influence, le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et aux régimes de sanctions économiques applicables.

8.3 Neutralité

Il est interdit de tenir, diffuser ou promouvoir, dans le cadre de l’Événement, tout message ou comportement à caractère politique, religieux, idéologique, syndical, discriminatoire, injurieux, harcelant ou contraire à l’ordre public et aux bonnes mœurs. La SFC veille à la neutralité scientifique de ses Événements. Les Intervenants déclarent leurs liens d’intérêts lorsque le sujet l’impose.

8.4 Interdictions spécifiques

Sont notamment interdits : le tractage, la distribution de prospectus, le démarchage ou toute publicité non autorisés par la SFC ; l’utilisation du nom, du logo ou de tout signe distinctif de la SFC sans autorisation écrite préalable ; l’accès en qualité de presse sans accréditation préalable et sans justificatifs.

8.5 Sanctions

En cas de manquement, la SFC peut avertir le Participant, lui retirer l’accès à l’Événement et, pour les cas graves, refuser ses inscriptions futures. L’exclusion est prononcée sans remboursement lorsqu’elle résulte du comportement fautif du Participant. Elle peut être notifiée sur place puis confirmée par écrit, sans préjudice des recours de la SFC.

Article 9 – Intervenants et Sponsors

9.1 Qualité d’Intervenant et acceptation du Règlement

L’Intervenant est soumis au Règlement, qu’il soit ou non redevable de frais d’inscription et qu’il soit ou non inscrit à l’Événement par le parcours d’inscription. L’Intervenant inscrit accepte le Règlement par son inscription et signe en outre l’autorisation spécifique de captation et d’exploitation. L’Intervenant qui participe à l’Événement sans s’y inscrire, notamment le Keynote speaker ou le conférencier invité, accepte le Règlement en signant, avant l’Événement, l’autorisation spécifique de captation et d’exploitation, par voie électronique ou manuscrite. La SFC conserve la version du Règlement acceptée, la date de l’acceptation et l’identité de l’Intervenant.

Les stipulations de l’article 2 relatives à l’inscription, au paiement, au désistement et à la rétractation ne s’appliquent qu’à l’Intervenant inscrit et redevable de frais d’inscription ; les modalités de participation des Keynote speakers et des Intervenants invités, notamment la prise en charge de leurs frais, relèvent d’un accord écrit distinct avec la SFC. Les autres stipulations du Règlement s’appliquent à tous les Intervenants, notamment celles relatives à l’accès, à la captation, aux données personnelles, à la responsabilité et au comportement.

9.2 Prise de parole

Seuls les Intervenants, les Sponsors dans le cadre de leur contrat et les membres du conseil d’administration de la SFC animant l’Événement interviennent publiquement, sauf autorisation de la SFC, notamment pour les questions posées par les Participants dans les temps d’échange prévus au programme.

9.3 Obligations des Intervenants

Chaque Intervenant respecte le format et le temps de parole de son intervention et délivre un contenu exclusivement scientifique, sans référence à des noms commerciaux ni objectif commercial, sous réserve de la déclaration de ses liens d’intérêts (article 8.3). Les interventions des Sponsors, signalées comme telles dans le programme, relèvent de leur contrat de sponsoring. L’Intervenant accepte les dispositions du Règlement qui lui sont applicables dans les conditions de l’article 9.1.

9.4 Sponsors

Un Événement peut faire l’objet d’un sponsoring, ouvrant droit à des contreparties de visibilité et, le cas échéant, à un nombre déterminé d’entrées offertes, définis dans le contrat de sponsoring conclu avec chaque Sponsor. Les modalités et avantages applicables à chaque Sponsor relèvent exclusivement de ce contrat, auquel il est renvoyé. Les interventions des Sponsors sont signalées comme telles dans le programme.

Article 10 – Abstracts

10.1 Appel à communications

La SFC invite les chercheurs et professionnels à soumettre des Abstracts de travaux originaux relevant du thème de l’Événement, dans la langue, le format et la limite de longueur précisés par l’appel à communications, avant la date limite qui y figure. Un Abstract soumis n’emporte aucun droit à présenter ; l’acceptation relève du comité scientifique.

10.2 Soumission, acceptation et preuve

La soumission de l’Abstract est effectuée par l’Auteur correspondant, sous sa responsabilité, selon les modalités précisées dans l’appel à communications, notamment par courriel à l’adresse indiquée par la SFC. Lors de la soumission, l’Auteur correspondant confirme expressément, dans son courriel d’envoi ou dans un formulaire signé joint à la soumission, avoir pris connaissance du présent article 10 et en accepter les termes, notamment les droits concédés à la SFC en cas d’acceptation de l’Abstract. À défaut de cette confirmation, l’Abstract n’est pas examiné.

La SFC conserve, comme élément de preuve, la version du Règlement acceptée, le courriel ou le formulaire signé portant acceptation et sa date, l’identité de l’Auteur correspondant et la version déposée de l’Abstract. Les Abstracts reçus avant la mise en ligne de la présente version font l’objet d’une régularisation : la SFC adresse à l’Auteur correspondant le Règlement et lui demande de confirmer son accord par écrit dans un délai qu’elle indique. À défaut de confirmation, la SFC se réserve le droit de ne pas retenir l’Abstract.

10.3 Déclarations et garanties de l’Auteur correspondant. L’Auteur correspondant déclare et garantit :

que l’Abstract est original et qu’il détient ou a obtenu les droits nécessaires pour le soumettre et pour consentir les droits prévus à l’article 10.4 ;
qu’il agit avec l’accord de tous les co-auteurs, dont il a obtenu l’autorisation d’accepter le Règlement en leur nom et qu’il a informés du traitement de leurs données ;
que l’Abstract ne porte atteinte à aucun droit de tiers (droit d’auteur, marque, secret des affaires, droit à l’image, données personnelles) et ne divulgue aucune information confidentielle dont il n’a pas la libre disposition ;
que les employeurs, financeurs ou établissements concernés ont donné, le cas échéant, leur accord à la soumission.

L’Auteur correspondant demeure titulaire de ses droits sur l’Abstract. Il garantit la SFC contre toute réclamation de tiers fondée sur le manquement à ces déclarations, dans les limites de la loi.

10.4 Droits concédés à la SFC

Lorsque l’Abstract est retenu par le comité scientifique, l’Auteur correspondant concède à la SFC, à titre non exclusif et gratuit, le droit de reproduire, de représenter, de mettre en ligne, d’indexer et d’archiver l’Abstract, dans sa version intégrale et, le cas échéant, dans la version condensée fournie par l’auteur, pour les besoins de l’Événement :

dans le livret de l’Événement, en version imprimée et numérique ;
sur le Site internet, dans la rubrique de l’Événement ;
dans un annuaire ou récapitulatif des communications de l’Événement tenu par la SFC.

Ces droits sont concédés pour le monde entier et pour une durée de cinq ans à compter de l’Événement. L’Abstract est reproduit sous le nom de ses auteurs et sans modification de fond ; la SFC peut en adapter la mise en page et corriger les erreurs matérielles. À l’expiration de cette durée, la SFC retire l’Abstract de ses supports en ligne, sans être tenue de rappeler les exemplaires imprimés déjà diffusés ; l’archivage de la preuve des droits concédés est régi par l’article 5.6. L’Abstract n’est pas utilisé à d’autres fins que celles ci-dessus sans nouvel accord de l’auteur. La concession de droits ne vaut ni cession de propriété ni autorisation d’exploiter l’image, la voix ou les propos de l’auteur, qui relèvent de l’autorisation spécifique de captation et d’exploitation. Les Abstracts non retenus ne sont utilisés par la SFC qu’aux fins de leur évaluation, de la gestion de la procédure et de la preuve, et ne font l’objet d’aucune diffusion.

10.5 Évaluation et Prestataires

Les Abstracts sont évalués par le comité scientifique de l’Événement, selon les modalités précisées par l’appel à communications et, le cas échéant, par les Conditions spécifiques, au regard de critères d’originalité, de rigueur scientifique, de pertinence par rapport au thème et de clarté. Les membres du comité sont tenus à la confidentialité et déclarent leurs conflits d’intérêts. Pour les besoins du traitement des Abstracts, la SFC peut recourir à des Prestataires (rédaction, mise en forme, hébergement, plateforme de soumission), qui agissent sur instruction de la SFC, sont tenus à la confidentialité et ne disposent d’aucun droit propre sur l’Abstract. La décision du comité est notifiée à l’Auteur correspondant ; elle n’est pas motivée de façon détaillée et ne fait l’objet d’aucun recours.

10.6 Éditeur et publication

Lorsque l’Événement prévoit la publication des Abstracts retenus dans une revue de l’Éditeur, l’Auteur correspondant en est informé par l’appel à communications. Cette publication fait l’objet d’une licence propre, conclue selon les conditions de l’Éditeur, distincte des droits concédés à la SFC par l’article 10.4. L’auteur n’est lié à l’Éditeur que par cette licence. La transmission des Abstracts et des données de leurs auteurs à l’Éditeur par la SFC est limitée à ce qui est nécessaire à la publication.

10.7 Intelligence artificielle, droits de tiers et confidentialité

a) Usage autorisé et responsabilité

L’usage d’outils d’intelligence artificielle générative pour préparer ou rédiger un Abstract est autorisé, à la condition de respecter le présent article. L’Auteur correspondant demeure seul et pleinement responsable de l’Abstract soumis et de toutes les conséquences de cet usage, quels que soient l’outil utilisé et la part du contenu qu’il a généré.

b) Originalité et exactitude

L’Auteur correspondant s’assure que l’Abstract est original, que son contenu est exact et fidèle aux travaux présentés, et qu’il a vérifié lui-même les données, les références et les citations, y compris celles que l’outil lui a proposées. Un outil d’intelligence artificielle ne peut être mentionné comme auteur.

c) Droits

L’Auteur correspondant s’assure qu’il est titulaire des droits nécessaires sur l’Abstract et qu’il peut en disposer librement, y compris pour les éléments générés avec l’outil, et que les conditions d’utilisation de l’outil ne l’en empêchent pas. Il s’assure également d’avoir obtenu les droits et autorisations des tiers sur tout élément protégé (textes, illustrations, données, œuvres) repris, reproduit ou reconstitué dans l’Abstract, conformément à l’article 10.3.

d) Confidentialité

L’Auteur correspondant ne soumet à un outil d’intelligence artificielle aucune donnée confidentielle, aucun secret des affaires, aucune donnée personnelle ni aucun contenu appartenant à un tiers, sauf si l’outil en garantit la confidentialité et si l’auteur y est autorisé.

e) Garantie

Toute réclamation de tiers résultant de l’usage d’un outil d’intelligence artificielle relève de la garantie prévue à l’article 10.3.

f) Pouvoir d’écarter un Abstract

La SFC peut écarter un Abstract dont l’originalité, l’exactitude ou la régularité au regard des droits de tiers ne lui paraît pas suffisamment établie. Elle ne divulgue pas le contenu des Abstracts non retenus.

10.8 Keynote speakers et Intervenants invités

Les Keynote speakers et les Intervenants invités sont sollicités directement par la SFC ou par le comité scientifique, sans procédure de sélection, et le périmètre de leur intervention est défini avec eux. Leur résumé, le cas échéant, est transmis à la SFC par courriel et relu par le comité scientifique, sans évaluation en aveugle ; il est réputé retenu pour l’application de l’article 10.4. Les articles 10.3, 10.4, 10.6 et 10.7 leur sont applicables, avec une confirmation écrite de leur accord équivalente à l’acceptation prévue à l’article 10.2. Les données personnelles des auteurs d’Abstracts sont traitées dans les conditions de l’article 5.

Article 11 – Dispositions diverses

11.1 Preuve

Les données conservées dans les systèmes de la SFC et de ses Prestataires, notamment l’horodatage de l’inscription, du paiement, de l’acceptation du Règlement et des demandes distinctes du parcours d’inscription, font foi entre les parties, sauf preuve contraire. Tout document dématérialisé ou signature électronique produit dans le cadre de l’Événement a la valeur probatoire d’un écrit sur support papier, dans les conditions des articles 1366 et suivants du Code civil.

11.2 Documents applicables et hiérarchie

Les Documents de la SFC et les éventuelles conditions complémentaires propres à l’Événement s’appliquent conjointement. En cas de divergence, ils s’appliquent dans l’ordre de priorité suivant : 1° les Conditions spécifiques de l’Événement, pour l’Événement concerné et dans la limite des dérogations qu’elles énoncent expressément ; 2° le Règlement général ; 3° l’autorisation spécifique de captation et d’exploitation, pour les Intervenants ; 4° les autres Documents de la SFC, notamment la politique de confidentialité du Site internet, et les conditions complémentaires de l’Événement. Ces documents, complétés des statuts et du règlement intérieur de la SFC, constituent l’intégralité de l’accord entre la SFC et le Participant pour sa participation à l’Événement et remplacent tout document antérieur ou contraire.

11.3 Divisibilité et non-renonciation

Si une stipulation est déclarée nulle ou inapplicable, les autres demeurent en vigueur. Le fait pour la SFC de ne pas se prévaloir d’une stipulation à un moment donné ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

11.4 Survie

Les stipulations relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle, à la responsabilité, à la protection des données personnelles et à la conformité survivent à la fin de l’Événement.

11.5 Versions et modification

Le Règlement est versionné. Chaque Participant est soumis à la version en vigueur au moment de son inscription, y compris lorsque l’Événement a lieu après la mise en ligne d’une version ultérieure ; les versions antérieures restent applicables aux inscriptions réalisées sous leur égide. La SFC peut modifier le Règlement pour tenir compte de l’évolution de ses activités, de ses Prestataires ou des obligations légales ; la version modifiée est applicable aux inscriptions réalisées à compter de sa mise en ligne. Toute modification substantielle est notifiée par courriel ou par publication sur le Site internet. Par exception, s’agissant des Participants professionnels, la SFC peut appliquer à leur inscription déjà réalisée une modification rendue nécessaire, en cours d’Événement, par la sécurité des personnes, une décision administrative ou une obligation légale, ou par la modification du lieu, des horaires, du programme ou du format de l’Événement, compte tenu des frais déjà avancés et des engagements non récupérables pris auprès des lieux, Prestataires et Intervenants ; ils sont réputés l’accepter dès lors qu’ils poursuivent leur participation. S’agissant des Participants consommateurs, une modification substantielle postérieure à l’inscription ne leur est opposable que si elle est imposée par la loi ou par des impératifs de sécurité, si elle leur est favorable, ou s’ils l’ont acceptée.

11.6 Médiation

Conformément aux articles L612-1 et L616-1 du Code de la consommation, le Participant consommateur peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable d’un litige l’opposant à la SFC, après réclamation écrite préalable adressée à la SFC et restée infructueuse. Les coordonnées du médiateur de la consommation compétent et les modalités de sa saisine seront précisées au présent article dès la finalisation de l’adhésion de la SFC au dispositif de médiation retenu.

11.7 Droit applicable

Le présent Règlement est soumis au droit français.

11.8 Juridiction

À défaut de résolution amiable ou de médiation, tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution du présent Règlement relève des juridictions compétentes de droit commun.

11.9 Conditions spécifiques

Pour chaque Événement, la SFC peut adjoindre au Règlement général des Conditions spécifiques, qui en font partie intégrante et sont communiquées aux Participants lors de leur inscription.