Règlement des évènements

Préambule

La Société Française de Cosmétologie (ci-après la « SFC »), association régie par la loi du 1er juillet 1901, inscrite au RNA n° W922001007 et dont le siège est situé 210 boulevard Bineau – 92200 Neuilly-sur-Seine, organise des manifestations scientifiques, institutionnelles, professionnelles ou de formation, en présentiel ou à distance, à destination de ses membres et, le cas échéant, d’un public plus large.

Le présent règlement (ci-après le « Règlement ») a pour objet d’encadrer les conditions d’organisation et de participation à ces événements, d’en assurer le bon déroulement, la sécurité et le respect des principes de neutralité, d’éthique, de transparence et de professionnalisme qui guident l’action de la SFC.

L’inscription à un événement emporte acceptation sans réserve du Règlement par une action positive matérialisée par une case à cocher en ligne, non précochée, ainsi que reconnaissance des Conditions générales d’utilisation du site, de la Politique de confidentialité (incluant la politique cookies) et, le cas échéant, des conditions particulières propres à la manifestation concernée.

La SFC peut modifier le Règlement pour tenir compte de l’évolution de ses activités ou des obligations légales ; la version à jour est applicable à compter de sa mise en ligne, sans préjudice des notifications spécifiques adressées aux participants lorsqu’une modification substantielle intervient postérieurement à l’inscription.

Définitions

Aux fins du présent Règlement, les termes ci-après auront la signification suivante :

« Participant » : toute personne physique ou morale inscrite ou invitée à un événement organisé par la SFC, y compris, sans s’y limiter, les visiteurs, auditeurs, intervenants, exposants, sponsors, prestataires, journalistes et toute personne autorisée à accéder à l’événement.
« Événement » : toute manifestation scientifique, institutionnelle, professionnelle ou de formation organisée par la SFC, se tenant en présentiel ou à distance (y compris sous forme numérique, via une plateforme en ligne ou tout dispositif équivalent).
« Manifestation » : tout Événement particulier organisé par la SFC à une date et dans un lieu déterminé, incluant le cas échéant ses déclinaisons virtuelles.
« Site internet » : le site officiel de la SFC (www.sfcosmeto.fr) ainsi que tout autre site ou plateforme numérique mis à disposition pour l’inscription, la participation ou le suivi des Événements.
« SFC » : la Société Française de Cosmétologie, association régie par la loi du 1er juillet 1901, représentée par son Président, ayant son siège social 210 boulevard Bineau, 92200 Neuilly-sur-Seine.
« Prestataire » : toute personne physique ou morale mandatée par la SFC pour assurer des services liés à l’organisation de l’Événement (hébergement, billetterie, restauration, technique, logistique, sécurité, plateforme numérique, etc.), agissant en qualité de sous-traitant au sens du RGPD lorsque ses prestations impliquent le traitement de données personnelles.
« Sous-traitant » : tout Prestataire au sens du RGPD (art. 28) auquel la SFC confie tout ou partie d’un traitement de données personnelles dans le cadre de l’organisation de l’Événement.
« Données personnelles » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, collectée et traitée par la SFC dans le cadre de l’inscription, de la participation et du suivi de l’Événement, conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés.
« Force majeure » : tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur au sens de l’article 1218 du Code civil, rendant impossible l’organisation ou la poursuite de l’Événement (catastrophe naturelle, incendie, pandémie, décision administrative, grève générale, menace terroriste, etc.).
« Documentation contractuelle » : l’ensemble constitué par le présent Règlement, les Conditions Générales d’Utilisation (CGU), les Conditions Générales d’Adhésion (CGA), les politiques de confidentialité et cookies de la SFC, ainsi que tout document communiqué par la SFC aux Participants en lien avec l’Événement.

Article 1 : Objet et champ d’application

Le présent règlement a pour objet de définir les conditions générales applicables à l’organisation et à la participation aux événements organisés par la Société Française de Cosmétologie (ci-après « SFC »), association régie par la loi du 1er juillet 1901.

Il s’applique à l’ensemble des participants, qu’ils agissent en qualité de membre ou de non-membre de la SFC, ainsi qu’aux intervenants, exposants et partenaires prenant part à l’événement.

L’inscription à un Événement emporte adhésion pleine et entière au présent règlement, aux Conditions Générales d’Utilisation du site internet de la SFC, ainsi qu’aux politiques de confidentialité et cookies disponibles en ligne.

Article 2 – Inscription, paiement et annulation

2.1 Inscription

L’inscription à un Événement s’effectue exclusivement via le Site internet de la SFC ou par tout autre moyen expressément indiqué dans la documentation de l’Événement. Elle n’est considérée comme définitive qu’après :

La validation par la SFC, matérialisée par l’envoi d’une confirmation écrite ;
Le règlement intégral des frais d’inscription dans les délais fixés.

2.2 Modalités de paiement

Les frais d’inscription sont réglés en euros, toutes taxes comprises. Les moyens de paiement acceptés sont : carte bancaire via une plateforme sécurisée, virement bancaire, ou tout autre mode expressément prévu par la SFC. Les factures correspondantes sont établies et transmises par voie électronique, conformément aux obligations légales et comptables.

2.3 Sécurité des paiements

Le règlement par carte bancaire est traité par un prestataire de services de paiement agréé, conformément aux normes de sécurité applicables. La SFC ne conserve pas les données bancaires des Participants, lesquelles sont gérées par le prestataire agissant en qualité de responsable de traitement distinct.

2.4 Authentification et contestations

Une authentification forte peut être requise. En cas de rejet ou d’échec de paiement, l’inscription sera suspendue ou annulée. Toute contestation bancaire pourra donner lieu à suspension d’accès à l’Événement et refacturation des frais correspondants.

2.5 Annulation et désistement

Toute annulation notifiée par écrit entraîne remboursement selon le barème suivant :

Plus de 30 jours avant l’Événement : remboursement intégral, déduction faite de 50 € de frais administratifs ;
Entre 30 et 15 jours : remboursement à hauteur de 50 % ;
Mois de 15 jours : aucun remboursement

La substitution par un autre Participant est admise sur notification préalable et acceptation par la SFC.

2.6 Droit de rétractation (inscriptions en ligne)

Lorsque l’inscription à un Événement est réalisée à distance par un consommateur au sens du Code de la consommation, celui-ci bénéficie d’un droit de rétractation de quatorze (14) jours calendaires à compter de la confirmation de son inscription, sans avoir à justifier de motifs ni à supporter de pénalités.

Toutefois, conformément à l’article L.221-28 du Code de la consommation, ce droit ne peut être exercé lorsque l’Événement est prévu à une date ou selon une périodicité déterminée et que la prestation est pleinement exécutée avant la fin du délai de rétractation, ou lorsque le Participant a expressément renoncé à ce droit lors de son inscription.

L’exercice du droit de rétractation s’effectue par notification écrite adressée à la SFC (par courriel à l’adresse contact@sfcosmeto.fr ou par courrier recommandé au siège social).

La SFC procède alors au remboursement des sommes versées dans un délai maximal de quatorze (14) jours à compter de la réception de la demande, par le même moyen de paiement que celui utilisé pour l’inscription, sauf accord contraire exprès du Participant.

2.7 Frais complémentaires

Les éventuels frais bancaires, de change ou commissions liés au paiement restent à la charge exclusive du Participant.

2.8 Remboursements

Les remboursements approuvés en application des dispositions du présent Règlement sont, lorsque cela est techniquement possible, effectués via le même moyen de paiement que celui utilisé lors de l’inscription. Les délais bancaires de recrédit ne dépendent pas de la SFC.

2.9 Prévention de la fraude

La SFC et/ou son prestataire de paiement peuvent mettre en œuvre des contrôles de sécurité, automatisés ou manuels, destinés à prévenir la fraude. Ces contrôles peuvent entraîner un refus de transaction, une demande d’informations complémentaires ou un différé de règlement.

2.10 Changement de prestataire

La SFC se réserve la faculté de modifier ou de remplacer son prestataire de services de paiement, sans altérer les garanties de sécurité et de confidentialité. Toute modification sera portée à la connaissance des Participants par mise à jour du présent Règlement.

La SFC pourra considérer comme un désistement tacite :

L’absence du Participant le jour de l’ouverture de l’Événement ou à la première session programmée,
Le défaut de paiement intégral des frais d’inscription avant le début de l’Événement,
La fourniture d’informations inexactes ou incomplètes lors de l’inscription, entraînant l’impossibilité de participer.

Dans ces hypothèses, la SFC pourra librement disposer de la place ainsi libérée, sans que le Participant ne puisse prétendre à une quelconque indemnité ni remboursement.

Article 3 – Accès aux Événements et badges

3.1 Conditions d’accès

L’accès aux Événements est strictement réservé aux Participants régulièrement inscrits et à jour de leur paiement. Chaque Participant doit présenter un badge nominatif ou tout justificatif d’inscription délivré par la SFC. Ces documents sont personnels, non transférables et ne peuvent être prêtés, reproduits ou revendus.

La SFC se réserve le droit de vérifier à tout moment l’identité des Participants par la présentation d’une pièce d’identité officielle avec photographie. En cas de discordance ou de non-présentation, l’accès pourra être refusé sans indemnité.

3.2 Badges perdus ou oubliés

En cas de perte ou d’oubli, le Participant doit se présenter au bureau d’accueil de l’Événement. Un duplicata pourra être délivré, le cas échéant contre frais administratifs, sous réserve de vérification de son identité. La SFC peut désactiver tout badge perdu ou utilisé de manière frauduleuse.

3.3 Données liées aux badges

Les informations collectées pour l’édition et la remise des badges sont limitées aux données strictement nécessaires à l’identification et au contrôle d’accès des Participants. Ces données sont conservées uniquement pendant la durée de l’Événement et supprimées ou anonymisées à l’issue de celui-ci, sauf obligation légale de conservation plus longue.

3.4 Contrôles de sécurité

Pour des raisons de sûreté et de sécurité, la SFC et ses prestataires sont habilités à procéder à des contrôles à l’entrée et dans l’enceinte de l’Événement, incluant inspection visuelle des sacs, vérification d’objets et filtrage des accès. Le refus de se soumettre à ces contrôles entraîne l’interdiction d’accéder à l’Événement sans possibilité de remboursement.

3.5 Retrait ou désactivation du badge

Tout manquement au présent Règlement peut entraîner la désactivation immédiate ou le retrait du badge, sans remboursement ni indemnité, et l’exclusion du Participant de l’Événement.

Article 4 – Captation d’images et enregistrements

4.1 Autorisation de captation par la SFC

En participant à l’Événement, chaque Participant, agissant en son nom propre et, le cas échéant, au nom et pour le compte de l’organisme qu’il représente, autorise la SFC, à titre non exclusif et gratuit, pour une durée de cinq (5) ans à compter de la captation et pour le monde entier, à :

Fixer, reproduire, représenter et diffuser son image, sa voix et ses propos, en tout ou partie, sur tous supports matériels ou immatériels, connus ou inconnus à ce jour (publications papier, supports audiovisuels, plateformes numériques, réseaux sociaux, sites internet, newsletters, rapports, actes, supports pédagogiques ou scientifiques) ;
Retransmettre en direct ou en différé ces captations, notamment par diffusion en ligne (streaming, webinaire, visioconférence) ou par tout autre procédé technique ;
Adapter ces captations pour des raisons techniques ou éditoriales (montage, traduction, sous-titrage, découpage, intégration dans un support composite), sous réserve de ne pas dénaturer les propos ni porter atteinte à la dignité ou à la réputation du Participant ou de l’organisme représenté.

4.2 Exclusions

Sont expressément exclues de cette autorisation :
– toute utilisation à des fins commerciales, publicitaires ou marchandes,
– toute cession à des tiers en dehors du cadre scientifique, institutionnel ou pédagogique défini par la SFC, sauf accord écrit préalable du Participant (ou de l’organisme qu’il représente).

4.3 Supports fournis par les Participants

Lorsque le Participant fournit des supports (présentations, visuels, publications), ceux-ci ne peuvent être reproduits que pour illustrer son intervention dans le cadre de l’Événement, à l’exclusion de toute exploitation autonome. Le Participant garantit la SFC de disposer des droits nécessaires sur ces supports.

4.4 Opposition des Participants

4.5 Captations par les Participants

Le Participant peut, pour des motifs légitimes, s’opposer à l’utilisation de son image ou de celle de l’organisme qu’il représente. Cette opposition doit être notifiée par écrit au Délégué à la Protection des Données (dpo@sfcosmeto.fr) au plus tard avant le début de l’Événement.

Il est strictement interdit à tout Participant de photographier, filmer, enregistrer ou retransmettre tout ou partie de l’Événement sans l’autorisation écrite préalable de la SFC. Toute demande doit être formulée au moins quinze (15) jours avant le début de l’Événement. La SFC se réserve le droit de saisir, supprimer ou bloquer tout enregistrement réalisé en violation de cette interdiction.

Article 5 – Protection des données personnelles et cookies

La Société Française de Cosmétologie (SFC), association loi 1901, représentée par son Président, agit en qualité de responsable de traitement des données collectées dans le cadre de l’adhésion, de l’utilisation du site internet www.sfcosmeto.fr, de l’inscription et de la participation aux événements.

Les données personnelles sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et à la Politique de confidentialité de la SFC, accessible à tout moment [ici – lien].

Chaque Utilisateur, Membre ou Participant dispose des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de ses données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après décès. Ces droits peuvent être exercés en écrivant à : dpo@sfcosmeto.fr ou à l’adresse postale du siège social de la SFC.

Pour plus d’informations sur les catégories de données traitées, leurs finalités, leur durée de conservation et leurs destinataires, il convient de se reporter à la Politique de confidentialité de la SFC.

Article 6 – Responsabilités

6.1 Responsabilité de la SFC

La SFC met en œuvre tous moyens raisonnables pour assurer la sécurité des Participants, la qualité scientifique et institutionnelle des contenus et le bon déroulement des Événements. Toutefois, sa responsabilité ne saurait être engagée en cas de :

Survenance d’un cas de force majeure ou de circonstances indépendantes de sa volonté (grèves, catastrophes naturelles, décisions administratives, pandémies, restrictions de circulation, etc.) ;
Perte, vol, détérioration ou destruction d’effets personnels des Participants, y compris dans l’enceinte de l’Événement ;
Utilisation frauduleuse, abusive ou illicite par un tiers des données mises en ligne ou transmises par les Participants ;
Dommages indirects, immatériels ou consécutifs, tels que perte de chance, perte de profit, perte de clientèle, trouble commercial, atteinte à l’image ou perte de données.

La responsabilité financière de la SFC, toutes causes confondues, est expressément limitée au montant total des frais d’inscription effectivement perçus pour la participation à l’Événement concerné, sauf en cas de faute lourde ou dolosive de la SFC.

6.2 Responsabilité du Participant

Le Participant demeure seul responsable :

de son comportement et de toute violation des lois, règlements ou règles de sécurité en vigueur ;
des dommages causés aux personnes, aux biens ou aux installations mises à disposition par la SFC ou ses prestataires ;
des contenus, supports ou informations qu’il diffuse ou présente lors de l’Événement, et de leur conformité aux droits de tiers (droits d’auteur, droit à l’image, marques, secrets d’affaires, etc.) ;
des actes, omissions ou manquements de toute personne qu’il mandate ou place sous sa responsabilité (collaborateurs, intervenants, prestataires, sous-traitants).

Le Participant garantit et indemnise la SFC contre tout recours, réclamation ou action d’un tiers résultant de ses propres actes ou de ceux des personnes placées sous sa responsabilité.

6.3 Exclusions de garanties

Le Participant reconnaît expressément que la SFC ne peut garantir :

un nombre minimum d’inscriptions ou de visiteurs ;
un résultat scientifique, institutionnel, commercial ou relationnel ;
la continuité ininterrompue des services numériques utilisés dans le cadre des Événements (plateformes d’inscription, outils de visioconférence, diffusion en ligne, etc.).

6.4 Effets personnels et sécurité

Les effets personnels des Participants (sacs, ordinateurs, téléphones, matériels divers) demeurent sous leur garde et leur entière responsabilité. La SFC décline toute responsabilité en cas de perte, vol, oubli, détérioration ou abandon d’effets personnels dans l’enceinte de l’Événement.

La SFC et ses prestataires sont habilités à effectuer des contrôles de sécurité, incluant inspection visuelle des sacs et contrôle d’accès, sans qu’aucune indemnité ne puisse être réclamée.

Article 7 – Force majeure et annulation par la SFC

7.1 Définition de la force majeure

Constituent des cas de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil, tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur rendant impossible l’organisation ou la poursuite de l’Événement. Sont notamment considérés comme cas de force majeure : catastrophes naturelles, incendies, grèves, épidémies ou pandémies, décisions administratives, restrictions de circulation ou d’accès, interruptions des réseaux de communication, actes de terrorisme, conflits armés ou tout autre événement présentant les mêmes caractéristiques.

7.2 Conséquences

En cas de survenance d’un cas de force majeure, la SFC se réserve le droit :
– d’annuler l’Événement, auquel cas les frais d’inscription perçus seront intégralement remboursés au Participant dans un délai maximal de soixante (60) jours à compter de la notification de l’annulation, sans qu’aucune autre indemnité ne puisse être réclamée ;

– de reporter l’Événement à une date ultérieure, dans un délai maximal de six (6) mois pour un Événement annuel ou de douze (12) mois pour un Événement biennal. L’inscription du Participant sera automatiquement transférée aux nouvelles dates, sauf demande expresse de remboursement formulée par le Participant dans un délai de trente (30) jours suivant la notification du report ;

– d’interrompre l’Événement en cours, la SFC pouvant alors limiter le remboursement des frais d’inscription au prorata de la durée non réalisée, déduction faite des frais directement engagés pour l’organisation.

7.3 Limitation de responsabilité

En cas d’annulation, de report ou d’interruption pour cause de force majeure, la responsabilité de la SFC est strictement limitée au remboursement des frais d’inscription perçus dans les conditions prévues au présent article. Aucun autre dédommagement, de quelque nature que ce soit (dommages et intérêts, perte de chance, perte de profit, frais engagés, atteinte à l’image), ne pourra être réclamé par le Participant.

7.4 Notification

Toute décision d’annulation, de report ou d’interruption de l’Événement sera notifiée aux Participants par la SFC dans les meilleurs délais, par tout moyen jugé approprié (courriel, publication sur le Site internet de la SFC, communication via les réseaux officiels de l’association).

7.5 Frais annexes

En cas d’annulation, de report ou d’interruption de l’Événement pour cause de force majeure, la SFC ne rembourse pas les frais annexes éventuellement engagés par les Participants (transport, hébergement, restauration, assurances, etc.), qui demeurent à leur charge exclusive.

Article 8 – Conformité et éthique

8.1 Respect des lois et règlements

Les Participants s’engagent à respecter, pendant toute la durée de l’Événement, l’ensemble des lois, règlements et normes applicables, tant au niveau national qu’international, ainsi que les règles, consignes et protocoles de sécurité édictés par la SFC et ses prestataires.

8.2 Lutte contre la corruption et conformité internationale

Chaque Participant garantit que sa participation est conforme aux législations en matière de lutte contre la corruption, le trafic d’influence, le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et le respect des régimes de sanctions économiques et commerciales édictés par les autorités compétentes (nationales, européennes et internationales).

8.3 Neutralité politique, religieuse et idéologique

Il est interdit aux Participants de tenir, diffuser ou promouvoir, dans le cadre de l’Événement, tout message, propos ou comportement à caractère politique, religieux, idéologique ou contraire aux bonnes mœurs et à l’ordre public.

8.4 Interdictions spécifiques

Sont notamment interdits au sein de l’Événement :

Le tractage, la distribution de prospectus, le démarchage ou toute publicité sauvage non autorisée par la SFC ;
L’utilisation, sans autorisation préalable écrite de la SFC, du nom, du logo ou de tout signe distinctif de l’association, y compris à des fins promotionnelles (« greenwashing » ou communication institutionnelle trompeuse) ;
Les manifestations, slogans, démonstrations ou comportements de nature politique, idéologique, syndicale ou religieuse ;
L’accès en qualité de presse sans accréditation préalable et sans présentation des justificatifs requis (carte de presse, attestation de rédaction, etc.).

8.5 Sanctions

La SFC se réserve le droit d’exclure immédiatement, sans remboursement ni indemnité, tout Participant contrevenant aux obligations prévues au présent article. Cette exclusion pourra être notifiée oralement sur place puis confirmée par écrit, sans préjudice des recours judiciaires ou disciplinaires que la SFC pourrait engager à l’encontre du Participant ou de l’organisme qu’il représente.

Article 9 – Dispositions diverses

9.1 Signature électronique et recevabilité probatoire

Toute signature électronique ou tout document dématérialisé produit par la SFC dans le cadre de l’organisation de l’Événement est reconnu comme ayant la même valeur probatoire qu’un écrit sur support papier, conformément aux articles 1366 et suivants du Code civil.

9.2 Divisibilité des clauses

Si l’une quelconque des stipulations du présent Règlement devait être déclarée nulle, illégale ou inapplicable par une juridiction compétente, cette stipulation sera réputée non écrite, sans affecter la validité ni l’applicabilité des autres dispositions.

9.3 Intégralité de l’accord contractuel

Le présent Règlement, complété des Statuts, du Règlement intérieur, des Conditions Générales d’Utilisation, des Conditions Générales d’Adhésion et des Politiques de confidentialité et cookies de la SFC, constitue l’intégralité de l’accord contractuel entre les Parties concernant la participation à l’Événement. Il prévaut sur tout document antérieur ou contradictoire.

9.4 Non-renonciation

Le fait pour la SFC de ne pas se prévaloir, à un moment donné, de l’une quelconque des stipulations du présent Règlement ne saurait être interprété comme valant renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

9.5 Survie de certaines stipulations

Les stipulations relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle, à la responsabilité, à la protection des données personnelles et à la conformité survivent à l’expiration ou à la fin de l’Événement.

9.6 Modifications

La SFC se réserve le droit de modifier le présent Règlement, y compris en cours d’Événement, en publiant sa version mise à jour sur son Site internet. Les Participants sont réputés avoir accepté ces modifications dès lors qu’ils poursuivent leur participation à l’Événement.

9.7 Notification des modifications

Toute modification substantielle du présent Règlement fera l’objet d’une notification aux Participants par courriel et/ou publication sur le Site internet de la SFC. La version opposable est celle en vigueur à la date de l’Événement.

9.8 Médiation

En cas de litige relatif au présent Règlement, le Participant, après démarche préalable écrite auprès de la SFC restée infructueuse, a la faculté de saisir gratuitement le médiateur compétent conformément aux dispositions des articles L. 612-1 et suivants du Code de la consommation. Les coordonnées du médiateur sont communiquées sur simple demande.

9.9 Compétence juridictionnelle

Tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution du présent Règlement, non résolu par voie amiable ou de médiation, relève de la compétence exclusive des juridictions du ressort du siège social de la SFC, à savoir le Tribunal judiciaire de Paris, sauf règles de compétence impératives contraires.

9.10 Loi applicable

Le présent Règlement de l’événement est régi par le droit français.

En cas de litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution, compétence exclusive est attribuée aux juridictions du ressort de la Cour d’appel de Paris, sauf règles de compétence impératives d’ordre public contraires, notamment celles applicables aux consommateurs.